Mehrwert durch Digitalisierung und Vernetzung

Bei igefa – der Interessensgemeinschaft des Fachgroßhandels – zeigen sich die Vorteile, die sich aus der Digitalisierung und Vernetzung in der Transportlogistik ergeben. Alle Partnerunternehmen nutzen eine vernetzte Telematik-Lösung, wodurch die Logistikprozesse an den jeweiligen Standorten einheitlich digitalisiert und optimiert werden.

Für sechs Unternehmensgruppen mit insgesamt 30 Standorten in ganz Deutschland und Europa eine einheitliche Automatisierung des Flottenmanagements zu schaffen, ist eine durchaus komplexe Aufgabe. Aber nicht unmöglich, wie die 1975 gegründete Interessensgemeinschaft des Fachgroßhandels, kurz igefa, beweist. Den Anstoß zur Digitalisierung der Logistikabläufe in allen Transportbetrieben gab das Unternehmen Eichler-Kammerer. Als einer von insgesamt sechs igefa-Partnern stattete es 2013 seine Fahrzeuge mit der Branchensoftware couplinkyourfleet Logistik des Telematik-Anbieters Couplink aus. Nach und nach wurde das System an allen igefa-Standorten eingeführt und über 400 Fahrzeuge mit dem Telematik-Manager ausgestattet.

Portalansicht
(c) Couplink Group AG

Auf diesem Weg wurde ein zuvor zeit- und kostenintensiver „analoger“ Workflow abgelöst. Denn die Touren wurden früher zunächst über das Warenwirtschaftssystem freigegeben sowie vor Tourbeginn den Fahrern als Lieferschein und Fuhrlisten in Papierform übergeben. Bei der Route orientierten sie sich an der Sortierung der Dokumente. Den Erhalt der Ware quittierten die Kunden bei Ankunft durch ihre Unterschrift auf der Kopie des Lieferscheins. Am Ende ihrer Tour gaben die Fahrer ihre Fuhrpapiere wieder bei der Fuhrparkleitung ab, die dort manuell final bearbeitet wurden.

Von der Auftragsabwicklung über die Navigation bis zur Ortung läuft nun alles digital über das mobile Endgerät der Fahrer. Dazu wurde der so genannte Telematik-Manager über die von Couplink eingerichteten Schnittstellen binnen kurzer Zeit unternehmensweit an das vorhandene Warenwirtschaftssystem angebunden. Denn hier werden die Touren zwar weiterhin disponiert, doch statt sich durch Papierstapel zu arbeiten, greifen die Fahrer über ihr Smartphone oder Tablet in Echtzeit auf alle, für ihre Tour relevanten Daten zu.

Lieferschein auf Fahrerendgerät
(c) Couplink Group AG

Nach der Anmeldung eines Fahrers im System erhält er auf seinem Endgerät die zu fahrenden Touren und wird über definierte Workflows schrittweise durch seine Aufträge geleitet. Um sicherzustellen, dass keine Sendung verloren geht, wird die Ware beim Be- und Entladen des Fahrzeugs außerdem gescannt. Sollten Abweichungen auftreten, werden der Fahrer und die Disposition direkt informiert und können entsprechend reagieren. Auch die Verwaltung der Ladehilfsmittel wird vom System übernommen.

Ebenfalls praktisch: Die Navigation startet automatisch, sobald die Fahrt zum angegebenen Ziel beginnt. Das umständliche Eintippen der Adressdaten entfällt somit. Über ein Webportal in der Zentrale kann wiederum der Disponent jederzeit eine Vielzahl von Protokollen einsehen (Mitarbeiter-Logbuch, Fahrzeugstatistiken etc.) und über eine detaillierte Straßenkarte auch die GPS-Position des Fahrzeugs kontrollieren. Unter Berücksichtigung verschiedenster Parameter, wie einem vorgegebenen Zeitfenster, kann er die Reihenfolge der anzufahrenden Stationen ändern und die Route so optimieren. Der Fahrer wird über sein mobiles Endgerät in Echtzeit informiert.

Über den Touchscreen des Smartphones oder Tablets bestätigt der Kunde dem Fahrer schließlich vor Ort auch den Erhalt der Lieferung in Form seiner digitalen Unterschrift. Sollte kein Ansprechpartner auffindbar sein, mündet dies nicht mehr in einer aufwändigen Suche. Stattdessen drückt der Fahrer den Button „Kunde nicht vor Ort“ und fotografiert anschließend Ware und Abladeort als Beleg der unversehrten Anlieferung. Ein weiterer Punkt, der besonders zur Effizienzsteigerung und auch zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit beiträgt, ist die automatisierte Lieferscheinerzeugung. Mit der Fertigmeldung des Auftrags durch den Fahrer wird automatisch ein Abliefernachweis im Format des Kundenlieferscheins oder als PDF-Datei inklusive der geleisteten Unterschrift sowie eine passende Steuerdatei erstellt. Diese wird in einer Archivierungssoftware sicher abgelegt und kann bei Bedarf über eine Schlagwortsuche schnell wiedergefunden werden.

Neben dem Effizienzgewinn durch die Vermeidung von Medienbrüchen und den dort auftretenden Fehlern konnte durch diese und weitere digitale Abläufe der Papierverbrauch in allen Unternehmen enorm reduziert werden. Zusammenfassend schätzen die Anwender –  insbesondere die Fahrer –die deutlich angenehmere und zeitgemäße Arbeitsweise. Selbst neue Fahrer können couplinkyourfleet Logistik dank der intuitiven Bedienungsweise ohne große Schulungen direkt nutzen.

Quellen: Inhaltliche Angaben wurden von der Couplink Group AG zur Verfügung gestellt. Fotos: (Lkw) N. Toussaint & Co. GmbH , (Screenshots) Couplink Group AG

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit wird bei telematikwissen.de in der Regel nur die männliche Bezeichnung (Fahrer, Disponent, usw., …) benutzt.