Dokumente scannen mit Endgeräte-Kamera

Eine praxisnahe Erweiterung des androidbasierten Telematiksystems SPEDION App stellt Telematikspezialist SPEDION den Anwendern mit dem neuesten Update 6.50 zur Verfügung: Ab sofort können Dokumente wie Lieferscheine oder Tankquittungen mittels der integrierten DocScan App von SPEDION direkt mit der Kamera des genutzten Endgerätes erfasst, digitalisiert und zur Weiterbearbeitung an die Verwaltung geschickt werden.

Papierloses Führerhaus

Der Weg zum „papierlosen Führerhaus“ ist lang und steinig. In der Luftfahrt werden, trotz beeindruckender sogenannter „Glas-Cockpits“ mit allerlei Displays, noch immer kiloweise Papierdokumente, insbesondere Checklisten und Navigationskarten, im Flugzeug mitgeführt. Das geschieht aus Redundanzgründen, denn bei Stromausfall nutzen bunte Displays relativ wenig. Im Nutzfahrzeug muss man glücklicherweise auf derartige Sicherheitsaspekte weniger Rücksicht nehmen. Hier geht es eher darum, Prozesse zu beschleunigen. Es ist daher schon lange Usus, auf Papierlieferscheine und ähnliches zu verzichten und stattdessen den Empfänger den Erhalt der Ware auf einem mobilen Endgerät unterzeichnen zu lassen und diese Signatur digital zur Abrechnung und Archivierung in die Zentrale zu übertragen. Doch was ist mit den verschiedenen Papierdokumenten, die der Fahrer auf einer Tour sammelt und –manchmal erst nach Tagen oder Wochen- als Zettelwirtschaft im Schuhkarton in der Zentrale abliefert? Tankquittungen, Mautbelege, Fährenfahrkarten oder Versanddokumente bei der Abholung einer Ware sammelt der Fahrer oftmals noch als Papier. Um hier eine optimale und zeitnahe Verarbeitung zu ermöglichen, wird in machen Fuhrparks das Bordgerät des Telematiksystems um einen separaten Scanner erweitert. Wer bei seinem Telematiksystem bordseitig auf androidbasierte Smartphones oder Tablets setzt, kann sich einen separaten Scanner sparen und die in diesen Geräten eingebaute Kamera nutzen. Der Telematikanbieter SPEDION hat nun eine Erweiterung seiner SPEDION App für diesen Zweck vorgestellt.

Digitalisierung von Papierunterlagen via Android-App

„Mit Version 6.50 der SPEDION App machen wir die Anschaffung teurer Zusatzgeräte wie Scanner im Cockpit komplett überflüssig und treiben den Digitalisierungsprozess in der Speditionsbranche weiter voran“, betont SPEDION-Geschäftsführer Günter Englert. Das neu entwickelte Add-On SPEDION DocScan App macht es möglich: Wer die neue Funktion „Dokumente scannen“ des über androidbasierte Endgeräte wie Smartphone oder Tablet genutzten Telematiksystems anwenden möchte, setzt einfach die Kamera des mobilen Endgerätes ein. In der in die SPEDION App integrierten DocScan App wird automatisch eine PDF-Datei aus allen mit der Kamera erfassten Seiten generiert, das per Textnachricht, per Tour-Rückmeldung oder über den Eintrag des Tätigkeitsstatus wie zum Beispiel Tanken über SPEDION an den Kunden übertragen wird. Lieferscheine, Tankbelege oder andere relevante Dokumente liegen der Verwaltung so zeitnah in digitalisierter Form für die Integration in die nachgelagerte Software zur Weiterverarbeitung und Archivierung vor.

Anpassung an individuelle Kundenanforderungen

Die neue App ist das Ergebnis des kontinuierlichen Austauschs, den SPEDION mit den Kunden pflegt, erklärt Günter Englert: „Die SPEDION App lässt sich grundsätzlich an die individuellen Anforderungen der Kundenunternehmen anpassen. Kommen unsere Anwender darüber hinaus mit weiteren Wünschen und Anregungen zum Einsatz der Telematiklösung im Alltag auf uns zu, greifen wir diese auf und setzen sie gegebenenfalls in neue Funktionen wie die SPEDION DocScan App um. Hiermit haben die Fahrer jetzt ein einfach zu bedienendes Tool zur Hand, das ihnen eine zügige Übermittlung wichtiger Dokumente – als versandgeeignete PDF-Datei an die Zentrale ermöglicht. Und auch die Verwaltung spart wertvolle Zeit, da die Dokumente, die zum Teil aufwendig im Nachgang digitalisiert werden mussten, nun bereits in der ‚richtigen’ digitalen Form vorliegen.“

Spedion App im Google Play-Store